Differenzen werden sichtbar
39,75 gemeldete Stunden gegen 38,50 nachgewiesene: Die offene Stunde ist keine Anschuldigung, sondern eine Rückfrage — die sich in derselben Woche klären lässt.
Digitaler Arbeitsnachweis: was geleistet wurde, nicht nur wie lange
Der Stundenzettel beantwortet die Frage nach der Zeit. Der Arbeitsnachweis beantwortet die Frage nach der Leistung — mit Tätigkeit, Material und Menge je Baustelle. Erfasst auf der Baustelle, auch ohne Netz.
Abgrenzung
Zwei Fragen, zwei Belege
Viele Betriebe versuchen, beides mit dem Stundenzettel zu erschlagen — und stellen bei der Rechnung fest, dass die Angaben dafür nicht reichen.
✕ Nur Stundenzettel
- „8,5 Stunden Neubau Lindenhof“ — was in diesen Stunden entstanden ist, steht nirgends.
- Material wird nachträglich geschätzt oder aus dem Lieferschein rekonstruiert.
- Bei Rückfragen des Auftraggebers fehlt der Leistungsbeleg.
- Regieleistungen lassen sich nicht sauber von der Pauschale trennen.
- Niemand merkt, wenn gemeldete Stunden und tatsächliche Leistung auseinanderlaufen.
✓ Mit Arbeitsnachweis
- Tätigkeit, Dauer und Besonderheiten je Baustelle sind festgehalten.
- Verbautes Material steht mit Menge im Nachweis, erfasst am selben Tag.
- Der Beleg lässt sich der Rechnung beilegen oder gegenzeichnen.
- Mehrere Nachweise pro Tag trennen Vormittag und Nachmittag, Pauschale und Regie.
- Der Abgleich mit dem Stundenzettel zeigt Differenzen, solange sie noch klärbar sind.
Erfassung
Ausgefüllt, solange die Arbeit frisch ist
Der Monteur legt den Nachweis direkt auf der Baustelle an — zur Baustelle, die ihm zugewiesen ist, mit Datum und Tätigkeit. Ohne Empfang wird lokal gespeichert und später übertragen.
- Baustelle aus der eigenen Zuweisung statt aus einer endlosen Liste.
- Tätigkeit als Freitext, mehrzeilig, mit Warnung bevor die Feldgrenze erreicht ist.
- Arbeitsdauer und Besonderheiten oder Mängel als eigene Felder.
- Entwürfe bleiben änderbar, bis sie eingereicht sind; eingereichte Nachweise sind schreibgeschützt.
- Digitale Bestätigung des Nachweises auf dem Gerät.
Der Synchronisierungsstand ist am Eintrag erkennbar: Was noch auf dem Gerät liegt, ist als ausstehend markiert.
DatumBaustelleLeistungDauerStatus
17.09.Neubau LindenhofKabeltrasse EG5,0 hEingereicht
17.09.Halle 4Schaltschrank3,5 hEntwurf
16.09.Neubau LindenhofErdung8,0 hEingereicht
15.09.Klinikum SüdStörungssuche4,0 hEingereicht
Zwei Einträge am 17. September: vormittags Trasse, nachmittags Schaltschrank auf einer anderen Baustelle.
Material
Verbautes Material aus einer gepflegten Liste
Material, das erst bei der Rechnungsstellung zusammengetragen wird, ist entweder unvollständig oder zu großzügig geschätzt. Beides kostet Geld — einmal beim Ertrag, einmal beim Vertrauen des Auftraggebers.
- Materialliste als Stammdaten: gepflegt im Büro, ausgewählt auf der Baustelle.
- Menge je Position, direkt am Nachweis und damit an der Baustelle.
- Auswertung je Baustelle oder Zeitraum — was wurde tatsächlich verbaut?
- Grundlage für die Nachkalkulation: geplante gegen verbaute Menge.
PositionEinheitMengeBaustelleNachweis
NYM-J 5x2,5m140LindenhofNr. 412
Erdungsbandm60LindenhofNr. 408
Verteiler 3-reihigStk1Halle 4Nr. 413
Baustelle LindenhofKW 38—7 Positionen—
Abgleich
Wo Stunden und Leistung auseinanderlaufen
Der eigentliche Wert entsteht, wenn beide Belege nebeneinander liegen. Der Abgleich zeigt je Mitarbeiter und Zeitraum, ob die gemeldeten Stunden durch Nachweise gedeckt sind.
Auswertung nach Baustelle
Welche Leistung ist auf welcher Baustelle entstanden, mit welchem Material und welchem Zeitaufwand — die Grundlage für Nachkalkulation und Angebotspreise.
Beleg für den Auftraggeber
Der Nachweis lässt sich als Beleg zur Rechnung verwenden. Bei Regieleistungen ist das oft die Voraussetzung dafür, dass überhaupt bezahlt wird.
Reihenfolge in der Praxis: Erst die Zeiterfassung einführen, dann den Arbeitsnachweis. Wer beides gleichzeitig verlangt, bekommt erfahrungsgemäß beides halbherzig ausgefüllt.
Häufige Fragen
Fragen zum Arbeitsnachweis
Nein, die Belege überschneiden sich nur in Datum und Baustelle — und die kommen in beiden Fällen aus derselben Zuweisung. Im Stundenzettel stehen Zeiten, Pausen und Spesen, im Nachweis Tätigkeit, Menge und Material. Betriebe, die keine Leistungsbelege brauchen, schalten das Modul einfach nicht dazu.
Der Nachweis lässt sich auf dem Gerät digital bestätigen. Eine rechtlich qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS ist das nicht — für den üblichen Leistungsnachweis gegenüber dem Auftraggeber ist es in der Praxis ausreichend, für formstrenge Erklärungen nicht. Wenn Sie mehr brauchen, sagen Sie es im Erstgespräch.
Wurde der Nachweis offline erstellt und die Baustelle inzwischen entfernt, meldet die Synchronisierung einen Fehler und der Eintrag bleibt in der Warteschlange stehen. Der Monteur ordnet ihn dann einer vorhandenen Baustelle zu. Verloren geht dabei nichts.
Eingereichte Nachweise sind schreibgeschützt. Ein Entwurf dagegen bleibt änderbar, solange er nicht eingereicht wurde. Das ist derselbe Grundsatz wie beim Stundenzettel: Was als Beleg gilt, darf sich nicht unbemerkt ändern.
Das Büro pflegt sie als Stammdaten, der Monteur wählt daraus aus. So bleiben Bezeichnungen und Einheiten einheitlich und die Auswertung ist überhaupt möglich. Ohne gepflegte Liste bleibt nur Freitext — und damit keine Auswertung.
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