Die Liste ist nie aktuell
Wer den Wagen kurzfristig länger braucht, ruft an — und die Tabelle wird nicht nachgetragen. Der nächste plant auf einem falschen Stand.
Fuhrpark und Fahrzeugdisposition ohne Doppelbelegung
„Wer hat den Sprinter?“ ist die Frage, die morgens um sechs den Tag kostet. In KynaPLAN wählt der Monteur zuerst den Zeitraum und sieht dann nur Fahrzeuge, die wirklich frei sind.
Ausgangslage
Warum Schlüsselbrett und Excel-Liste irgendwann scheitern
Solange fünf Fahrzeuge im Hof stehen, reicht ein Schlüsselbrett. Ab etwa zwanzig Fahrzeugen und mehreren Standorten kippt das System — und zwar immer an denselben drei Stellen.
Tage sind zu grob
Ein Fahrzeug, das mittags zurückkommt, steht in der Tagesliste den ganzen Tag als belegt. Die halbe Kapazität verschwindet auf dem Papier.
Schäden werden mündlich gemeldet
Der Steinschlag wird dem Kollegen erzählt, nicht dem Büro. Erst bei der Rückgabe fällt auf, dass niemand etwas dokumentiert hat.
Reservierung
Erst der Zeitraum, dann das Fahrzeug
Die meisten Fuhrparklisten funktionieren andersherum: Man sucht sich ein Fahrzeug aus und stellt dann fest, dass es belegt ist. KynaPLAN dreht das um.
Der Monteur gibt an, wann er ein Fahrzeug braucht — mit Datum und Uhrzeit. Angezeigt wird nur, was in diesem Fenster tatsächlich frei ist. Bei belegten Fahrzeugen steht dabei, ab wann sie wieder verfügbar wären.
- Stundengenau statt tageweise — entscheidend, wenn sich Früh- und Spätschicht ein Fahrzeug teilen.
- Nächste Verfügbarkeit wird je Fahrzeug angezeigt, statt es nur auszublenden.
- Fahrzeugplaner im selben Wochenraster wie der Baustellenplan, mit sichtbaren Feiertagen.
- Langzeitüberlassung an einen festen Fahrer ist ebenso abbildbar wie die tageweise Buchung.
- Rückgabe melden beendet die Buchung und gibt das Fahrzeug sofort wieder frei.
Meldungen
Schaden, Werkstatt und Rückgabe direkt vom Fahrzeug aus
Eine Meldung, die erst abends im Büro ankommt, ist oft schon keine Meldung mehr. Deshalb passiert die Erfassung dort, wo der Schaden auffällt — am Fahrzeug, mit dem Handy in der Hand.
- Unfall erfassen mit Ort, Unfallgegner, Hergang, Aktenzeichen und Fotos.
- Werkstatt anmelden mit Kilometerstand, Grund, Mängelliste und Turnus.
- Rückgabe melden, wenn ein Fahrzeug abgegeben wird — mit Datum und Zustand.
- E-Mail an die Fuhrparkstelle geht automatisch raus, ohne dass jemand daran denken muss.
Im Portal sind diese Meldungen dem Fahrzeug zugeordnet und bleiben dort — auch wenn der Monteur längst auf einer anderen Baustelle ist. Bei der nächsten Diskussion über einen Schaden ist nachvollziehbar, wann er gemeldet wurde und von wem.
DatumFahrzeugArtGemeldet vonStatus
18.09.ER-KE 377WerkstattT. BergerIn Arbeit
16.09.ER-KE 412SteinschlagM. KrauseErledigt
11.09.ER-KE 208RückgabeJ. WeberErledigt
02.09.ER-KE 191UnfallS. HoffmannBei Versicherung
Fotos werden mit der Meldung gespeichert — auch wenn sie ohne Empfang aufgenommen wurden.
Stammdaten
Unterlagen dort, wo das Fahrzeug steht
Zulassung, Versicherungsnachweis, Prüftermine: Die Unterlagen gehören zum Fahrzeug, nicht in einen Ordner, den nur eine Person im Büro findet.
Dateien am Fahrzeug
Dokumente lassen sich hochladen und bleiben dem Fahrzeug zugeordnet. Schlägt ein Upload fehl, wird der Grund angezeigt statt stillschweigend verworfen.
Kennzeichen bleiben eindeutig
Ein Kennzeichen kann nur einmal aktiv vergeben sein. Archivierte Fahrzeuge dürfen es behalten, damit alte Vorgänge lesbar bleiben.
Fahrer schnell zugeordnet
Die Fahrerauswahl sucht ab drei Zeichen im Mitarbeiterstamm — kein Scrollen durch eine Liste mit hundert Namen.
Und die Betten?
Übernachtungen gehören zur selben Planung
Wer eine Kolonne 300 Kilometer weit schickt, plant nicht nur ein Fahrzeug, sondern auch Unterkünfte. Beides hängt an derselben Baustelle und derselben Woche — deshalb steht es in KynaPLAN nebeneinander.
- Unterkunft je Baustelle und Woche planen, statt sie einzeln zu buchen und im Kopf zu behalten.
- Für die Monteure einsehbar: Wo sie schlafen, steht in ihrer App.
- Für die Bauleitung einsehbar, wer in einer Woche wo untergebracht ist.
- Doppelbelegungen fallen auf, bevor jemand vor einer ausgebuchten Pension steht.
Wie die Übernachtungsplanung mit der Wocheneinteilung zusammenhängt, steht auf der Seite zur Baustellenplanung.
Häufige Fragen
Fragen zur Fuhrparkverwaltung
Eine laufende Fahrzeugortung ist nicht Teil der Software. KynaPLAN verwaltet, wer ein Fahrzeug wann gebucht hat und was gemeldet wurde — nicht, wo es gerade steht. Wenn Sie Telematikdaten aus einem anderen System nutzen, besprechen wir im Erstgespräch, ob und wie eine Verbindung sinnvoll ist.
Werkstatttermine und Turnus lassen sich am Fahrzeug hinterlegen und sind in der Übersicht sichtbar. Eine automatische Erinnerung vor Ablauf der Hauptuntersuchung gehört nicht zum Standardumfang — das ist eine häufig gewünschte Erweiterung, die wir im Einführungsgespräch aufnehmen.
Nein. KynaPLAN dokumentiert Reservierungen, Fahrer und Zeiträume, nicht einzelne Fahrten mit Kilometerständen und Fahrtzwecken. Ein steuerlich anerkanntes Fahrtenbuch stellt besondere Anforderungen, die diese Software nicht erfüllt.
Beides ist möglich und wird über die Rechte gesteuert. Manche Betriebe lassen Monteure frei buchen, andere legen einen Genehmigungsschritt dazwischen. Auch Administratoren sehen in der App dieselbe Buchungsansicht wie die Monteure, damit im Zweifel jeder dasselbe Bild hat.
Fahrzeuge werden archiviert statt gelöscht. Vergangene Buchungen, Schadensmeldungen und Dokumente bleiben damit lesbar. Ein archiviertes Fahrzeug blockiert sein Kennzeichen nicht mehr; wird es reaktiviert, prüft das System vorher auf Konflikte.
Der Nutzen hängt weniger an der Fahrzeugzahl als an der Zahl der Nutzer und Standorte. Zehn Fahrzeuge, die von dreißig Monteuren an wechselnden Baustellen genutzt werden, sind schwerer zu koordinieren als zwanzig Fahrzeuge mit festen Fahrern. Als Modul lässt sich der Fuhrpark auch später dazunehmen, wenn Sie mit Planung und Zeiterfassung starten.
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Die Bereiche greifen ineinander — ein Blick auf die Nachbarthemen lohnt sich.
Nächster Schritt
Sehen Sie KynaPLAN an Ihrer eigenen Wochenplanung
In 30 Minuten zeigen wir die Software anhand einer typischen Woche aus Ihrem Betrieb. Kein Verkaufsgespräch mit Folien — Sie sagen, wie Sie heute planen, wir bilden es live ab.