Abgegeben heißt festgeschrieben
Nach dem Wochenabschluss lassen sich die Zeiten nicht mehr stillschweigend ändern. Korrekturen sind möglich, hinterlassen aber eine Spur.
Zeiterfassung im Handwerk, die auch auf der Baustelle funktioniert
Arbeitszeit wird dort erfasst, wo sie entsteht: auf dem Handy des Monteurs, am Ende des Arbeitstages, auch ohne Empfang. Abgegebene Wochen sind unveränderbar, die Monatsauswertung entsteht daraus von selbst.
Ausgangslage
Was Zettelwirtschaft einen Montagebetrieb wirklich kostet
Der Papierstundenzettel ist selten das Problem. Teuer wird, was drumherum passiert: Zettel kommen zu spät, sind unleserlich oder fehlen ganz.
✕ Der typische Monatsabschluss
- Freitags fehlen fünf Zettel, das Büro telefoniert sie einzeln hinterher.
- Stunden werden von Hand in die Lohntabelle übertragen — jede Übertragung ist eine mögliche Fehlerquelle.
- Pausen sind nicht notiert, also werden sie geschätzt.
- Welche Stunden auf welche Baustelle gehören, weiß am Monatsende niemand mehr genau.
- Bei Rückfragen aus der Prüfung gibt es keinen Nachweis, wer wann etwas geändert hat.
- Der Abschluss bindet zwei volle Arbeitstage im Büro.
✓ Mit digitaler Zeiterfassung
- Der Monteur trägt abends zwei Minuten ein, was er gearbeitet hat.
- Wer eine Woche offen hat, wird automatisch erinnert — ohne Anruf aus dem Büro.
- Pausen und Fahrzeiten stehen als eigene Felder da und werden nicht geschätzt.
- Jede Stunde hängt an der Baustelle, auf der sie geleistet wurde.
- Jede Änderung ist protokolliert und nachweisbar.
- Die Monatsauswertung ist ein Knopfdruck samt PDF fürs Lohnbüro.
Der eigentliche Hebel ist der Rücklauf. Eine Zeiterfassung nützt nur, wenn alle mitmachen. Deshalb entscheidet weniger der Funktionsumfang als die Frage, ob ein Monteur den Zettel abends in zwei Minuten los wird.
Erfassung
Erfassen, wo gearbeitet wird — auch ohne Netz
Im Keller, in der Tiefgarage, in der Halle aus Stahlbeton: Genau dort, wo Monteure arbeiten, ist selten Empfang. Eine Zeiterfassung, die eine Verbindung braucht, wird deshalb abends nicht benutzt, sondern nachträglich aus dem Gedächtnis ausgefüllt.
KynaPLAN speichert jede Eingabe zuerst auf dem Gerät und überträgt sie automatisch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Der Monteur sieht nur einen Hinweis, dass noch Einträge unterwegs sind.
- Pro Tag und Baustelle: Arbeitszeit, Fahrzeit, zwei Pausen und Spesen als eigene Felder.
- Mehrere Baustellen am selben Tag sind vorgesehen, nicht Ausnahme — jede bekommt eine eigene Zeile.
- Abweichende Baustelle lässt sich auch nachtragen, wenn kurzfristig woanders gearbeitet wurde.
- Tagesnotiz für Besonderheiten, die später niemand mehr rekonstruieren kann.
- Vier Sprachen für gemischte Kolonnen: Deutsch, Englisch, Polnisch, Ungarisch.
Nachweisbarkeit
Unveränderbar ab dem Moment der Abgabe
Eine Arbeitszeitdokumentation ist nur so viel wert wie ihre Unveränderbarkeit. Wenn Stunden nachträglich still korrigiert werden können, ist der Nachweis wertlos — für beide Seiten.
Vollständiges Protokoll
Wer wann welchen Eintrag angelegt, geändert oder freigegeben hat, wird mitgeschrieben — einschließlich Anmeldungen und Geräteinformationen.
Rechte statt Vertrauen
Wer welche Zeiten sehen und bearbeiten darf, wird pro Rolle und Aktion festgelegt und serverseitig durchgesetzt — nicht nur im Menü ausgeblendet.
Zur Einordnung: KynaPLAN liefert die technische Grundlage für eine belastbare Arbeitszeitdokumentation — Beginn, Ende, Pausen, unveränderbar festgeschrieben und protokolliert. Ob Ihre konkrete Aufzeichnungspflicht damit erfüllt ist, beurteilt Ihre Rechtsberatung. Wir liefern die Daten, nicht die Rechtsauskunft.
Abwesenheiten
Urlaub und Krankheit zählen automatisch mit
Die meisten Lücken in einer Monatsauswertung sind keine vergessenen Stunden, sondern Abwesenheiten, die nirgends hinterlegt wurden. Deshalb hängen Anträge und Zeiterfassung in KynaPLAN zusammen.
- Antrag stellen — Urlaub, Zeitausgleich, Krankmeldung oder Schule, direkt aus der App.
- Genehmigen — die Freigabe läuft als Workflow, der Antragsteller wird per E-Mail informiert.
- Automatisch eintragen — nach der Genehmigung erscheint die Abwesenheit im Plan und in der Auswertung, mit der hinterlegten Sollarbeitszeit pro Tag.
- Halbe Tage sind abbildbar, ebenso Feiertage, die nicht als Fehlzeit zählen.
Für das Büro heißt das: Eine Woche ohne Stundenzettel ist tatsächlich eine offene Woche — und nicht jemand, der Urlaub hatte.
Pflichtwochen im Monat12832 Monteure, 4 Wochen
Abgegeben128Rücklauf vollständig
davon Abwesenheit19 TageUrlaub, Krank, Zeitausgleich
Offene Rückfragen0keine geschätzten Pausen
AntragZeitraumTypTageStatus
S. Hoffmann15.–16.09.Urlaub2Genehmigt
J. Weber22.09.Zeitausgleich0,5Offen
M. Krause29.–30.09.Schule2Genehmigt
Auswertung
Vom Stundenzettel zur Lohnabrechnung
Am Monatsende zieht die Auswertung zusammen, was erfasst wurde: Arbeits- und Fahrzeiten je Mitarbeiter, Spesen, Abwesenheitstage und die Verteilung auf die Baustellen.
- Industriezeit oder Stunden:Minuten — je nachdem, womit Ihr Lohnbüro rechnet (8,50 h oder 8:30).
- PDF-Export je Mitarbeiter oder gesammelt, direkt weitergebbar an Lohnbuchhaltung und Steuerberater.
- Nur Zeilen mit echter Arbeitszeit — keine leeren Tage, die den Export aufblähen.
- Eigene Auswertung für jeden Mitarbeiter, damit Rückfragen zum Stundenkonto gar nicht erst entstehen.
- Kosten je Baustelle werden sichtbar, weil jede Stunde einer Baustelle zugeordnet ist.
Häufige Fragen
Fragen zur Zeiterfassung im Handwerk
Nein. Die Erfassung läuft in einer Web-App, die auf jedem halbwegs aktuellen Smartphone im Browser funktioniert und einmalig zum Startbildschirm hinzugefügt wird. Viele Betriebe starten mit den privaten Geräten der Mitarbeiter und stellen erst später auf Firmenhandys um. Ein Gerätemanagement ist nicht nötig.
Eine dauerhafte Standortverfolgung gibt es nicht. Die Zuordnung der Stunden erfolgt über die Baustelle, die der Monteur auswählt, nicht über eine Ortung im Hintergrund. Das ist bewusst so gelöst: Eine laufende Überwachung wäre mitbestimmungspflichtig und würde die Akzeptanz im Betrieb zerstören.
Pausen werden je Tag als eigene Felder erfasst, getrennt nach erster und zweiter Pause. Sie werden nicht automatisch abgezogen und nicht geschätzt, sondern stehen als eingetragener Wert in der Auswertung. Wurde keine Pause gemacht, ist die Pausensumme null.
Offene Wochen werden in der App als Hinweis angezeigt, und zwar alle offenen Wochen, nicht nur die letzte. Das Büro sieht dieselbe Liste als Mahnliste. Feiertage und genehmigte Abwesenheiten werden dabei herausgerechnet, damit niemand für Tage gemahnt wird, an denen er nicht arbeiten musste.
Die Auswertung steht als PDF je Mitarbeiter oder gesammelt zur Verfügung und lässt sich so an Lohnbüro und Steuerberater weitergeben. Eine direkte Schnittstelle zu einem bestimmten Lohnprogramm gehört nicht zum Standard — ob sich eine für Ihr System lohnt, klären wir im Erstgespräch.
Ja. Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Monatsauswertung über seine Zeiten, inklusive Abwesenheitstagen und PDF-Export. Das nimmt dem Büro die häufigste Rückfrage ab und sorgt dafür, dass Unstimmigkeiten auffallen, solange sie sich noch klären lassen.
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